ERA TEKNOLOGI INFORMASI
Kemajuan
teknologi digital yang dipadu dengan telekomunikasi telah membawa
komputer memasuki masa-masa “revolusi”-nya. Di awal tahun 1970-an,
teknologi PC atau Personal Computer mulai diperkenalkan sebagai
alternatif pengganti mini computer. Dengan seperangkat komputer yang
dapat ditaruh di meja kerja (desktop), seorang manajer atau teknisi
dapat memperoleh data atau informasi yang telah diolah oleh komputer
(dengan kecepatan yang hampir sama dengan kecepatan mini computer,
bahkan mainframe). Kegunaan komputer di perusahaan tidak hanya untuk
meningkatkan efisiensi, namun lebih jauh untuk mendukung terjadinya
proses kerja yang lebih efektif. Tidak seperti halnya pada era
komputerisasi dimana komputer hanya menjadi “milik pribadi” Divisi EDP
(Electronic Data Processing)
perusahaan, di
era kedua ini setiap individu di organisasi dapat memanfaatkan
kecanggihan komputer, seperti untuk mengolah database, spreadsheet,
maupun data processing (end-user computing). Pemakaian komputer di
kalangan perusahaan semakin marak, terutama didukung dengan alam
kompetisi yang telah berubah dari monompoli menjadi pasar bebas. Secara
tidak langsung, perusahaan yang telah memanfaatkan teknologi komputer
sangat efisien dan efektif dibandingkan perusahaan yang sebagian
prosesnya masih dikelola secara manual. Pada era inilah komputer
memasuki babak barunya, yaitu sebagai suatu fasilitas yang dapat
memberikan keuntungan kompetitif bagi perusahaan, terutama yang bergerak
di bidang pelayanan atau jasa.
Teori-teori
manajemen organisasi modern secara intensif mulai diperkenalkan di awal
tahun 1980-an. Salah satu teori yang paling banyak dipelajari dan
diterapkan adalah mengenai manajemen perubahan (change management).
Hampir di semua kerangka teori manajemen perubahan ditekankan pentingnya
teknologi informasi sebagai salah satu komponen utama yang harus
diperhatikan oleh perusahaan yang ingin menang dalam persaingan bisnis.
Tidak seperti pada kedua era sebelumnya yang lebih menekankan pada unsur
teknologi, pada era manajemen perubahan ini yang lebih ditekankan
adalah sistem informasi, dimana komputer dan teknologi informasi
merupakan komponen dari sistem tersebut. Kunci dari keberhasilan
perusahaan di era tahun 1980-an ini adalah penciptaan dan penguasaan
informasi secara cepat dan akurat. Informasi di dalam perusahaan
dianalogikan sebagai darah dalam peredaran darah manusia yang harus
selalu mengalir dengan teratur, cepat, terus-menerus, ke tempat-tempat
yang membutuhkannya (strategis). Ditekankan oleh beberapa ahli
manajemen, bahwa perusahaan yang menguasai informasilah yang memiliki
keunggulan kompetitif di dalam lingkungan makro “regulated free market”.
Di dalam periode ini, perubahan secara filosofis dari perusahaan
tradisional ke perusahaan modern terletak pada bagaimana manajemen
melihat kunci kinerja perusahaan. Organisasi tradisional melihat
struktur perusahaan sebagai kunci utama pengukuran kinerja, sehingga
semuanya diukur secara hirarkis berdasarkan divisi-divisi atau
departemen. Dalam teori organisasi modern, dimana persaingan bebas telah
menyebabkan customers harus pandai-pandai memilih produk yang beragam
di pasaran, proses penciptaan produk atau pelayanan (pemberian jasa)
kepada pelanggan merupakan kunci utama kinerja perusahaan. Keadaan ini
sering diasosiasikan dengan istilah-istilah manajemen seperti “market
driven” atau “customer base company” yang pada intinya sama, yaitu
kinerja perusahaan akan dinilai dari kepuasan para pelanggannya. Sangat
jelas dalam format kompetisi yang baru ini, peranan komputer dan
teknologi informasi, yang digabungkan dengan komponen lain seperti
proses, prosedur, struktur organisasi, SDM, budaya perusahaan,
manajemen, dan komponen terkait lainnya, dalam membentuk sistem
informasi yang baik, merupakan salah satu kunci keberhasilan perusahaan
secara strategis.
Tidak dapat disangkal lagi
bahwa kepuasan pelanggan terletak pada kualitas pelayanan. Pada
dasarnya, seorang pelanggan dalam memilih produk atau jasa yang
dibutuhkannya, akan mencari perusahaan yang menjual produk atau jasa
tersebut: cheaper (lebih murah), better (lebih baik), dan faster (lebih
cepat). Disinilah peranan sistem informasi sebagai komponen utama dalam
memberikan keunggulan kompetitif perusahaan. Oleh karena itu, kunci dari
kinerja perusahaan adalah pada proses yang terjadi baik di dalam
perusahaan (back office) maupun yang langsung bersinggungan dengan
pelanggan (front office). Dengan memfokuskan diri pada penciptaan proses
(business process) yang efisien, efektif, dan terkontrol dengan baiklah
sebuah perusahaan akan memiliki kinerja yang handal. Tidak heran bahwa
di era tahun 1980-an sampai dengan awal tahun 1990-an terlihat banyak
sekali perusahaan yang melakukan BPR (BusinessProcess Reengineering),
re-strukturisasi, implementasi ISO-9000, implementasi TQM, instalasi dan
pemakaian
sistem informasi korporat (SAP, Oracle, BAAN), dan lain sebagainya.
Utilisasi teknologi informasi terlihat sangat mendominasi dalam setiap
program manajemen perubahan yang dilakukan perusahaan-perusahaan
